7 checks bij de start van een project
Projectmanagers zijn er in vele soorten en maten. De een werkt vanuit de inhoud, een ander is veel meer gericht op de mensen in het team. Allemaal hebben we onze eigen kwaliteiten, een eigen manier van werken en 1 hoofddoel voor ogen: het project dat ons is toevertrouwd tot een goed einde brengen. Binnen de kaders, budget en tijd die ons gegeven wordt.
Wat maakt een projectmanager een goede projectmanager? Wat zorgt ervoor dat ik regelmatig gebeld wordt voor opdrachten? Een vraag die ik me de laatste tijd meer dan eens stelde. En over nadacht. Als je het leuk vindt om te lezen, blijf dan vooral hangen.
Voor mij zit het verschil in communicatie en verwachtingsmanagement: heldere afspraken maken, mensen durven aanspreken op hun verantwoordelijkheden en altijd weten waar we staan. En ik neem bewust veel tijd voor de voorbereiding.
Waarom? Omdat ik het juist daar vaak mis zie gaan. Zie ik dat een een projectmanager, team of juist de opdrachtgever snel aan de slag wil. Logisch, ik ben ook graag aan het werk. Maar een goede voorbereiding is het halve werk, is de uitspraak. Cliche, maar waar. Sla je stappen over, dan kom je dat later in het project tegen. Meestal op een moment dat het écht niet uitkomt, dan ontstaat er verwarring of is er onduidelijkheid. Heb je lastige discussies te voeren. Die tijd reserveer ik liever om de verwachte onverwachte zaken op te kunnen pakken…
Een projectplan is natuurlijk het uitgangspunt van ieder project. In de initiatiefase doe ik bewust een aantal checks. Die deel ik graag met je, daarnaast ik ben ook benieuwd wat mijn collega-projectmanagers ‘extra’ doen in hun voorbereiding. Lees ook mijn vraag aan het einde van dit blog!
#1 Is de vraag echt de vraag?
Of speelt er meer, of iets anders. Is de projectvraag/opdracht wel helder genoeg om ermee aan de slag te gaan of moeten we deze nader definiëren? Om te voorkomen dat we verkeerde discussies gaan voeren, vraag ik door en kijk tegelijkertijd of de input vanuit de juiste personen of disciplines is gekomen. Bij huisvestingsprojecten hecht ik zelf veel waarde aan de input van de ondersteunende diensten en HR. Maar vaak genoeg worden die afdelingen overgeslagen.
In mijn ogen zijn het basale vragen, maar ze worden vaak genoeg niet gesteld. Is de opdracht niet helder, dan maak ik ruimte voor extra sessies met de opdrachtgever en/of het projectteam.
Want wat je wil voorkomen (maar ik nog te veel mis zie gaan):
Bron afbeelding: www.projectcartoon.com
#2 Rol en verantwoordelijkheid van de projectmanager
Communicatie en verwachtingsmanagement, twee belangrijke steekwoorden voor mij. Vandaar de check: wat verwacht de organisatie van mij, welke verantwoordelijkheid en bevoegdheden heb ik. In de ene organisatie is dat heel anders dan in de andere. Of heb je te maken met meer stakeholders.
#3 Wie hebben we nodig in het projectteam?
Mijn motto: ik ben degene die de kar trekt, maar niet degene die alles weet, beslist of regelt. Die verantwoordelijk hoort wat mij betreft bij de projectleden zelf. Dus kijk ik kritisch: welke expertises en disciplines hebben we nodig om dit project tot een succesvol einde te brengen. Intern en extern. In de verschillende fases van het project? Hoe betrekken we deze mensen bij het project?
#4 Is de organisatie gewend om projectmatig te werken?
Als projectmanager is projectmatig werken je tweede natuur. Je zou bijna vergeten dat niet voor iedereen zo is. Mijn manier van werken is misschien niet die van van anderen. Omdat ze niet of niet gewend zijn om projectmatig te werken. Of de werkwijze van de organisatie is niet die van mij. Dan kan natuurlijk ook.
Daarom een extra check: hoe staat het ervoor in deze organisatie? En bij de spelers rond het project? Zijn ze gewend om projectmatig te werken, hoe gaan ze om met deadlines en verantwoordelijkheden?
Dat laatste vind ik enorm belangrijk trouwens. Als projectmanager ben ik de drijvende kracht, maar ik ben niet degene die overal verantwoordelijk voor kan nemen. Dat laat ik graag bij de projectleden zelf. Maar dan moeten ze die verantwoordelijkheid wel willen én kunnen nemen. Het komt regelmatig voor dat ik hier extra tijd aan besteed.
#5 Weet iedereen wat we moeten doen?
Een belangrijke stap als je een projectteam gaat vormen. Iedereen schuift aan met een eigen gedachte bij de, tegenwoordig virtuele, vergadertafel. Check: weet iedereen wat er van ons wordt verwacht, heeft iedereen dezelfde agenda, staan alle neuzen dezelfde kant op en is er commitment en tijd vanuit het team en de opdrachtgever?
Vaak wordt hier te makkelijk overheen gestapt. Wat ik vaak zie is dat iemand in de organisatie zijn deelname in het project ‘erbij’ krijgt, of eigen motieven heeft. Discussies later in het project wil je niet, vandaar de check: begrijpen we elkaar?
#6 Budget
Budget is natuurlijk een belangrijke factor in een project. De ene keer ben je als projectmanager verantwoordelijk, bij een volgende opdracht ligt het bij een andere partij zoals een gemeente. En dat heeft o.a. weer invloed op tijd. Creëer duidelijkheid wie waar verantwoordelijk voor is en hoeveel tijd er nodig is. Hoe lopen de communicatielijnen daarover?
Ik hecht er veel waarde aan om daar heldere afspraken met de opdrachtgever of budgetgevers over te maken. En op ieder moment de status van het budget inzichtelijk te hebben.
#7 Denk altijd twee stappen vooruit
Een van de leuke dingen aan projectmanagement is dat je altijd minimaal twee stappen vooruit denkt. Het is een soort schaakspel. Wat is het effect van de zet (de beslissing) die je nu neemt op een latere fase in het project? En is er een plan B al het anders uitpakt? Denk daar in de initiatiefase over na, zodat er ruimte ontstaat om de verwachte onverwachte ontwikkelingen op te pakken.
#8 Hoe creëer je overzicht?
Het projectplan is helder, check 1 tot en met 6 zijn afgevinkt en we kunnen aan de slag. Dan is het belangrijk om overzicht te hebben. Voor mezelf maar het ook op ieder moment aan de opdrachtgever en aan het projectteam te kunnen geven. Zodat we met z’n allen zien waar we staan, wat ons te wachten staat, hoe het project er budgettechnisch voor staat en we de acties kunnen overzien.
Dit zijn mijn gedachten over de start van een project. En nu ben ik benieuwd hoe mijn collega projectmanagers naar een project kijken. Wat vind jij belangrijk om te doen (of misschien juist niet) in de initiatiefase van een project? Ik kijk uit naar je reactie!